Persoonlijke productiviteit: de kracht van een betrouwbare inbox

10/08/2020

5 min

Heb jij een overzicht met al je taken en projecten? Of bewaar je dit in je hoofd? Als je dat laatste doet, heb ik slecht nieuws voor je. Daar is je brein niet voor gemaakt. Dus kies voor een externe takenlijst op papier of een tool. Dat zorgt voor overzicht en rust, dus minder stress. In dit artikel leg ik uit hoe je dit voor elkaar kunt krijgen.

Overzicht en productiviteit

Rust, overzicht, productiviteit en flow hebben naar mijn mening alles met elkaar te maken. Ze versterken elkaar en geven je een fijn gevoel. Als je precies weet wat je moet doen en je hoofd leeg is, dan heb je rust. Als je een vol hoofd hebt kun je ook niet genieten en opgaan in het moment. Dan blijf je onrust houden.

In Getting Things Done beschrijft David Allen op een mooie manier het gevoel van productiviteit en wat dit met je doet (1): “

Denk aan de laatste keer dat je je bijzonder productief voelde. Waarschijnlijk had je het gevoel dat je de dingen goed in de hand had, je had geen last van stress, je was geconcentreerd op waar je mee bezig was, de tijd leek niet meer te bestaan (is het nu al lunchtijd?) en je voelde dat je duidelijke vorderingen maakte richting een duidelijk doel. Zou je zulke ervaringen vaker willen hebben?”

Dit fijne gevoel kun je niet bereiken als je gestrest bent en het overzicht bent verloren. Het maakt je minder productief en je ervaart meer onrust. Productiever werken gaat je helpen om in een lekkere flow te komen. Geconcentreerd aan iets werken en vorderingen maken richting een van je doelen. Dat is heerlijk.

Als je hoofd meer dan 5 taken moet onthouden, slaat hij op tilt. Doet dat dus niet. Je hoofd is dus niet de plek om dit te onthouden. Wat dan wel?

4 stappen naar overzicht en rust met behulp van een inbox-systeem

Je weet nu wat overzicht en productiviteit voor je kan doen met flow. Maar hoe bereik je dat? Hoe zorg je voor overzicht en een leeg hoofd? Dat laat ik je hieronder zien in 4 stappen. Je maakt je hoofd leeg, laat je helpen door een extern systeem en ga aan de slag!

Stap 1: kies je inbox op papier of digitaal

Als eerste is het belangrijk dat je gaat kiezen waar je je taken en werkzaamheden gaat bijhouden. Dat kan op papier of digitaal (notitie app op je telefoon). Wat je kiest maakt niet uit, het belangrijkste is dat jij je fijn voelt bij deze keuze en dat het jou overzicht gaat bieden.

Het belangrijkste is dat je het op een manier doet wat prettig is voor jou, waar je altijd bij kunt en dat je je beperkt tot één systeem (om overzicht te behouden).

Todoist

Ik verzamel al mijn taken en acties in Todoist. Zowel in hun mobiele app als online. Alle ideeën of nieuwe taken die gedurende dag in mijn hoofd oppoppen of wat andere mensen aan mij vragen, komen daar in de Inbox. En die leeg ik elke dag.

Verder heb ik een overzicht met 'Vandaag' waar al mijn projecten op staan uit meerdere projecten. Hier kan ik altijd op vertrouwen en zorgt ervoor dat ik geen taken in mijn hoofd hoeft te onthouden. Alles staat daar en dat geeft mij rust.

Todoist is in de basis gratis en heeft daarnaast betaalde versies (v.a. € 3 per maand). Bekijk alle functies op hun website.

Ga naar de website van Todoist

Screenshot van de app Todoist Screenshot Todoist (2)

Papieren journal

Naast een digitale app kun je kiezen voor papier. Veel mensen vinden het heerlijk om te schrijven, arceren, krassen, etc. Ze hebben hier een beter overzicht en vinden dit fijner. Vroeger gebruikte ik ook een papieren journal waarin ik alles noteerde. Daar ben ik mee gestopt.

Mocht je een papier notitieboek/journal fijner vinden, dan kan ik je adviseren eens naar Leuchtturm1917 te kijken. Leuchtturm1917 is een degelijk Duits merk met kwalitatieve notitieboeken.

Bekijk de Leuchtturm1917 notitieboeken op Bol.com

Stap 2: maak je hoofd leeg

Stap twee is je hoofd leegmaken. Schrijf alles op of type alles in je computer (app), wat er in je hoofd zit. Sla niks over. Ik ga je op weg helpen.

Gebieden van je leven

Schrijf alles op uit alle gebieden in je leven. Dat zijn:

Werk
Privé
Hobby's
Familie
Vrienden
Je eigen vitaliteit
Geldzaken

Voorbeeld taken

Fotoboek maken
5 mails beantwoorden
Cadeau kopen voor X
Reageren op mail van X
Verzekering bellen
Reisdocumenten printen voor vakantie
Hondenvoer bestellen

Je hoofd moet hierna helemaal leeg zijn. De manier hoe je een taak verwoord, maakt voor nu niks uit. Een leeg hoofd, dat is het doel.

Stap 3: taken sorteren in projecten

Na stap 2 heb je een goed gevulde Inbox en een leeg hoofd. Tijd om orde op zaken te stellen en de taken te verwerken. Verdeel ze in de juiste categorieën en projecten.

Ik pak dat als volgt aan:

Maak eerst een onderscheid tussen Werk en Privé
Start dan met één categorie, bijvoorbeeld Privé
Kijk naar de taken en kijk of je een verdere onderverdeling kunt maken, bijvoorbeeld Gezin, Familie, Vrienden, Sport, etc.
Noteer de naam van het project, bijvoorbeeld Fotoboek 2019
Zet daaronder alle losse taken die onderdeel zijn van dit project, bijvoorbeeld foto's uitzoeken, fotoboek uitkiezen, etc.
Plan de eerste taak in je agenda en ga ik aan de slag

Handig om hierbij te vermelden, is dat een project voor mij bestaat uit meer dan 2 taken en langer duurt dan een uur. Anders noem ik het een losse taak.

Mijn extra tip is: houd het simpel en overzichtelijk anders heb je geen zin om te beginnen.

Stap voor Stap - Marvindereuver-nl

Stap 4: onderhoud je takenlijst

Als je de vorige 3 stappen hebt gevolgd, heb je een duidelijk overzicht met taken en je hoofd is leeg. Tijd om aan de slag te gaan met wat je wilt doen.

Terwijl je bezig bent kunnen er allerlei nieuwe dingen op je pad komen. Soms schieten nieuwe taken je te binnen en soms zijn het collega's die iets op je bordje gooien. Dat hoort bij het leven!

Vertrouw dan op je inbox en systeem. Noteer de taak, of project, in je inbox en ga weer verder waar je mee bezig was. Kijk later naar je inbox, sorteer de taken en plan ze in. Zo simpel is het.

Als je simpelweg op je externe takenlijst vertrouwt heb je veel meer rust en kun je geconcentreerd werken.